Cyfryzacja masowa dokumentów
Przekształcamy papierowe archiwa w przeszukiwalne repozytoria cyfrowe. Obsługujemy zarówno pojedyncze teczki, jak i całe magazyny dokumentacji.
- Skanowanie dokumentów w rozdzielczości do 600 DPI
- Rozpoznawanie tekstu OCR w języku polskim i angielskim
- Indeksacja i kategoryzacja według Twojej struktury
- Kontrola jakości i weryfikacja każdej strony
- Opcjonalne niszczenie oryginałów z certyfikatem
Wdrożenie systemu DMS
Projektujemy i wdrażamy systemy Document Management System dostosowane do specyfiki Twojej organizacji. Integrujemy je z używanymi już narzędziami.
- Analiza przepływu dokumentów w firmie
- Dobór odpowiedniej platformy DMS
- Konfiguracja uprawnień i workflow
- Integracja z ERP, CRM i pocztą e-mail
- Szkolenie użytkowników i administratorów
Migracja danych archiwalnych
Przenosimy dane ze starych systemów do nowoczesnych platform. Zachowujemy historię, metadane i powiązania między dokumentami.
- Audyt źródłowego systemu archiwizacji
- Mapowanie struktur i metadanych
- Migracja z zachowaniem wersjonowania
- Testowanie integralności przeniesionych danych
- Raport porównawczy przed i po migracji
Audyt zgodności z RODO
Analizujemy sposób przetwarzania danych osobowych w kontekście wymogów RODO. Identyfikujemy luki i proponujemy rozwiązania.
- Przegląd polityk i procedur przetwarzania danych
- Analiza umów powierzenia przetwarzania
- Weryfikacja realizacji praw podmiotów danych
- Ocena stosowanych zabezpieczeń technicznych
- Raport z rekomendacjami priorytetowymi
Archiwum chmurowe
Oferujemy bezpieczne przechowywanie dokumentów w polskich centrach danych z dostępem przez przeglądarkę lub API.
- Szyfrowanie danych w spoczynku i transmisji
- Automatyczne kopie zapasowe co 24 godziny
- Dedykowany panel administracyjny
- Logi dostępu zgodne z wymogami audytowymi
- SLA gwarantujące dostępność 99,9%
Konsultacje archiwistyczne
Pomagamy opracować instrukcje kancelaryjne, procedury retencji dokumentacji i klasyfikacje akt zgodne z polskim prawem.
- Analiza obecnej struktury dokumentacyjnej
- Opracowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt
- Określenie kategorii archiwalnych i okresów przechowywania
- Szkolenie zespołu z zakresu obiegu dokumentów
- Wsparcie w komunikacji z Archiwum Państwowym